包海威:如何通过差旅支付管理降低企业差旅成本
关注微信
订阅号

订阅号

小程序

小程序

订阅邮件
新闻 > > 正文

包海威:如何通过差旅支付管理降低企业差旅成本

来源:环球旅讯 2011-07-14

快钱的助理副总裁包海威认为,采购成本和运营管理成本是整个差旅管理的最主要的部分,从这两个成本入手,来看差旅支付怎么能够帮助节省这两个成本。

  

  “2011中国商务旅行高峰论坛”由环球旅讯和中国航空服务有限公司主办,于今年7月14日在北京举行。

  论坛期间,快钱的助理副总裁包海威,发表了名为《如何通过差旅支付管理降低企业差旅成本》的主题演讲。以下为本次演讲的文字实录:

  (主持人)下面一位演讲嘉宾是快钱的助理副总裁包海威先生。看到差旅支付降低企业成本,我是深有感触,我在几年前也曾经做过一段时间差旅管理,当时也负责过一些世界500强公司,当时感觉差旅管理有不是一个好干的活,因为每次到节假日的时候,国际航协总是把结算期提前,然后客户总是把结算期退后,所以在别人过节的时候,对我们来说就是苦熬的日子,就是融资,当时也会找地下钱庄找办法。最近几年第三方支付公司的出现,已经把这个问题解决了。下面有请快钱公司的助理副总裁包海威先生来为我们大家做分享。
   
  包海威:很高兴作为一个支付公司,能够参加差旅方面主题的论坛。作为支付公司,快钱很早以前就开始接触机票的行业,逐渐把它聚焦到差旅这个细分行业。今天我的主题是降低企业成本,我把它说成节省企业成本,因为降低好像是无止境的过程。差旅的成本,从我们自己公司来看,它就像潮湿天气里的毛巾,你总是要不停的拧它,不拧的话,水就会越来越多。

  从企业差旅来看,第一点比较重要的是制定差旅政策,第二步是采购协议,第三步是日常运营,就像订票、出行、差旅安全保护,还有最常见的是差旅支付,同时会回到差旅数据分析。世界上很多管理上的事情都是PPCA,就是计划、做、检查、再来、再来一遍,这是我们对差旅管理的理解。

  谈到今天的主题是差旅成本的构成,最主要的两个成本,一个是采购成本,就是直接采购成本,就是采购机票、酒店这些产品的成本。还有一个非直接的成本,就是运营管理成本。既然是差旅管理,管理永远是有成本的,如果是组织就需要管理,它的成本一定是上升的。这两个成本构成整个差旅管理的最主要的部分。今天我们从这两个成本入手,来看差旅支付怎么能够帮助节省这两个成本。

  从节省成本的主要措施来看,我们也是跟很多行业的TMC公司、航空公司还包括大客户做了很多沟通,总结起来有两个方面,在这两个成本上,第一个是采购成本,采购成本很重要的是两点,客户跟我们反映说,第一是可持续优化的差旅政策的制定,差旅政策应该是持续优化的,每一年在财务周期里是可以不断优化的,第二点,采购协议的管理应该也是可持续优化的,应该是有目标性地做这件事情,比如哪些是你最主要的供应商,明年最主要供应商的量是怎么样的,也是有可持续优化的问题。

  从运营管理成本来看,我们跟客户沟通下来,发现最重要的一点是,高效率的差旅运营管理,就是你的运营效率,你平时订票方便不方便,便捷不便捷,同时管理成本高不高,包括事后的对账、支付、结算是不是很方便。这是我们能看到的最重要的两个环节的基本措施。

  这两个基本措施最重要的关键支撑点,它的基础是什么?我们认为有两点,一个是信息化的流程。你要想让一个管控的流程变得更加快,一定是让它更加快。第二是可持续的数据化分析,在这两个的驱动之下,你才有可能降低你的差旅成本。对应到这两点,信息化差旅的日常运营流程来看,其实这两点是有矛盾的,它既然是个差旅管理,特别是大、中型企业,我们发现它管理和控制的意识很强,但是往往管理和控制的意识跟效率会有相反的作用,所以信息化的过程很重要。这个过程里,我们把它分成差旅前、差旅中、差旅后,这三个过程来看,每一个环节都会涉及到支付。我们觉得现在的信息化技术很多企业都在引入,包括他的差旅管理系统,包括在线预订系统。但是在支付这个环节,每一个环节出现的时候,往往会变成一个独立的衔接在之外的环节。而这个支付环节,又偏偏是企业差旅管理最重要的环节,所以这个地方往往变成制约整个信息化效率的很大的问题。

  在这个信息化流程里,对差旅支付来说,它提出的要求,从右边这个图来看,现在的阶段,我们感觉像是一个天平,你把管理控制顶上去的,比如把你的支出控制得很严。所以我们认为从差旅支付工具来看,如何能帮助信息化流程更加高效,我们总结了两个方面。一个方面是便捷的差旅支付,第二是可管理控制的支付工具,我们现在市面上遇到的大多数支付工具,比如现金、信用卡,它的控制性太差,因为差旅支出我们是要控制它,这种控制体现在两个方面:一个方面是支付范围的控制,比如我们为员工申请一张信用卡,这张卡在任何地方都可以消费;第二是支付权限的控制,我可以比较精细化地按照我的相应维度来管理我支付的权限,包括它的限额和额度问题,在这个过程中,对支付工具是两个方面,如何能够便捷,又不能失去管理和控制。

  刚才谈到信息化流程,总共有两种手段降低这个成本,第一是提高我们的运营效率、信息化流程,它对支付有一个要求。第二个环节,刚才提到可持续化的改进,就是真正改变降低采购成本,需要持续化的数据分析,支撑它做到持续的优化。我们发现一个最重要的问题,差旅管理如果要做数据分析,它其实对企业来讲不是一个收入项目,比如企业分析收入项目的时候,是战略性的分析,但是成本支出本职就是财务管控,就是要把钱降下来。所以在整个差旅数据里的核心点,其实应该是差旅支付数据,因为差旅支付数据是财务数据最基础的基点。所以它的中心点,在整个数据里要做好这个分析,第一就是差旅支付数据能不能做好,这点很重要。在这个基础上,加上其他差旅管理方面的数据维度,整体形成了一个完整的差旅数据分析。以差旅支付数据为核心,有一个最大的好处,很多使用我们差旅支付工具的企业都会感觉到,一旦使用这种工具以后,数据的准确性得到保障了,因为他有一个基本财务数据为核心的分析基础,它的所有数据的准确度才能够得到保障。所以从差旅数据分析的角度来看,它跟差旅支付的关系很重要的一点是,差旅支付的数据应该作为整个差旅数据分析的一个核心点。这样来看,我们刚才总结下来,觉得可能对整个支付工具有几方面的考量,一个是运营效率,就是你使用起来方不方便,运营成本高不高;第二是管理控制容不容易;第三是数据能力。从这三方面来看现在传统使用的差旅支付工具的问题,这四个维度是我们根据第三方的统计,国内最常见的支付方式,第一个支付方式是现金支付和预借,预借是最常见的,它的运营效率一定是最低的,因为它需要很严格的审批流程,还款周期会非常短,企业会借一笔钱给到员工,员工用这笔钱做差旅支出。管理来看整体是比较差的情况,它的前期可能很严格,给你一笔钱可能很严格,但是给你钱以后就失控了,你什么时候还我,花到哪去都不知道。一旦变成现金以后,所有的数据在支付环节我是看不到。第二种方式是员工个人信用卡,从运行效率来讲,它确实比现金支付来得高,因为它不需要预借的过程,但是从整体运营效率,如果涵盖后效的报销,它跟现金是一样的。所以在差旅前不错,差旅中也还可以,但是差旅后的时候,员工信用卡出了问题,所以它的运营效率只是中的水平。员工信用卡在管理上是没有的,因为是个人的信用卡,国内99%以上的员工信用卡都是个人信用卡。第三方面,数据能力也差,因为它对企业来讲,只是解决了不要预借现金了,用你们自己的卡。在附加方面有一个最大的问题,就是个人信用额度的问题,随着现在差旅支出的成本越来越高,每一个员工的为这个东西个人额度的占用也越来越明显。第三是公司卡,在国内现在整体的发展不太发达,跟我们整个银联网络手续费的费率太低也有关系。公司卡在国内现在的情况,从运行效率角度来讲,它也有它的一些好处,但是在管理控制方面,它也是比较差的,它没有办法控制某一张卡,比如这张卡只能在某一个场所消费,中国的公司卡是做不到的,你给他,他就都花了。数据能力来讲,公司信用卡现在也比较弱,公司信用卡可以提供帐单,但是这个帐单太简单了,可能除了消费日期和消费地址,还有一个金额,其他的就没有了。中国现在逐渐在好转,之前公司信用卡的帐单,整个信用卡市场帐单的准确度,早期只有百分之七十几,就是你收到帐单,十笔里面有三笔的地址描述是不准确的,现在在不断提高这个水平,但是这个水平还是有差距。所以公司信用卡的水平也是比较弱。

  最后一种,是在座很多都在做的,就是供应商月结的模式,这种模式效率上非常高,因为把整个支付过程全部转到只要预订,就能全部垫付了,但是它有比较大的问题,就是管理过程和数据能力,现在企业越来越偏向于它的供应商不是一家,而是两家,在数据能力上就要再做整合。还有一个问题是资金的问题,资金实力和成本受到约束。像今年的资金成本,我相信很多做月结的供应商是有压力的。所以从这一块来讲,从整个行业来看,这种模式也很难变成规模。

  我们希望降低成本,我们也知道降低成本的方法。但是这些方法从传统差旅支付上,不能得到很好的满足。因此从快钱的角度来讲,从去年我们推出了一个产品,我们叫快钱差旅支付账户(BTA)。所谓的BTA是指企业使用这个账户,它可以在受控的支付范围内,来支付差旅相关的所有费用,比如机票、酒店、租车和其他交通,在这个支付账户内都能被满足,但是他没有办法做到买一个大件的商品。在BTA典型的应用模式里,大家可以注意到一点,我们最后的A是账户,不是一个卡,也就是这个账户的使用跟传统意义上的信用卡的使用是有差别的。我们来看这个流程,快钱首先会给企业客户发行一个BTA账户,我们会根据企业的信用情况,给他一个授信额度。第二步,企业客户把这个账户寄存在某一个差旅管理公司。第三步,寄存完之后,企业客户就可以到差旅管理公司进行专业的预订,这些预订可以包括飞机、酒店、租车。当他预订结束之后,快钱会根据他所有预订的数据,在T+1日把所有的资金结算给供应商,他不需要垫付资金。快钱可以在T+3时,在月底时发一个帐单给企业客户,企业客户再过15天把资金还给我。当然我的账期可以比较灵活,但是现在标准的模式是这样的模式。这是一个很典型的BTA应用。BTA的应用模式可以有很多,包括可以为你某一项支出单独给你一个账户,不一定是很标准的寄存模式。

  既然有BTA这种典型的模式,就回到这次的主题——降低成本。你对支付的要求,刚才提出的第一个问题就是既要兼顾运营效率,又要兼顾管理控制。我们在运营流程的效率和管控方面,把它拆成差旅前、差旅中、差旅后三个环节,BTA能够跟在线预订系统和所有的差旅系统很容易地整合,因为快钱在无卡处理方面已经有很多的经验,我可以跟你的手机整合,可以跟你的网站整合。第二,我们会有实时的授权响应,我给你一个授权,机票可以出了,你不需要任何延迟。第三,对于一个大型企业来讲,它对差旅前的管理控制往往会体现在组织权限,或者是财务核算维度,比如成本中心的概念,就是财务核算维度。这两个方面的不同维度的分级额度管理,我们可以做得很精细。市面上可以用拆卡的模式,但是不能很好的多维度的管理,或者产生一个临时项目组,这个项目组也可以给它一个相应的额度,所以我们在分级额度方面也做得比较细致。第四,在差旅前我们就可以控制他的支付范围,比如某个商户能用,或者某一类的商户能用,某一类的商户不能用。

  在差旅中,我们会提供一个最重要的环节,因为从机票角度来看,如果单纯是机票,它跟差旅中的关系不大,但是如果跟酒店结合,还有像租车,它跟差旅中的关系很大,比如我们住酒店,它经常会产生变更,提早一点,或者附加消费,这些附加消费如何能够做到便捷,就是你的BTA支付工具能不能跟供应商的系统再进行信息整合,可以延伸到在供应服务的环节里面,这一点我们有专门的体系来支撑。第二就是直接借记的模式,就是说当一个账户发生消费以后,你以后其他的消费,持卡人本身或者客户本身不一定要在场。在差旅后我们提供了自动化的对账接口,包括我们可以给他很多灵活多样的信用账期,包括可以提供客户化的帐单,可以提供统一的财务发票,来省去员工来贴这些飞机票或者酒店发票的过程。最后一个方式,我们在还款结算方面,快钱可以提供各种各样的还款结算方式,因为我们是做支付的,所以他可以用各种各样的模式还款给我。

  总结起来,我们在差旅前、差旅中、差旅后,BTA在设计的时候,就是两个东西的平衡,就是运营效率和管理效率的平衡,这个主要靠信息技术来平衡它。在这个过程里,我们可能会单独提到一点,BTA本身支付网络的覆盖能力,BTA对企业来讲是一个账户,但是它怎么能够覆盖到更多的网络,现阶段我们有两种网络方式,一种是快钱本身,快钱作为第三方支付公司,我们跟很多航空公司、酒店、租车公司都有合作,我们的支付网络已经延伸到那个地方去,所以BTA可以在这些网络进行清算和处理。第二,我们和UATP,国外的一个专门在航空领域的垂直的支付网络有合作,使得我们的BTA可以预订全球250家以上的航空公司的机票。我们会把这个网络延伸到更大的范围,因为世界的网络太多了,BTA要走得好,它需要更多网络的支撑。

  所以提到BTA在运营方面的处理,刚才提到要降低成本,除了高效率和运营以外,还需要差旅数据的服务。我们也观察了国外的发展趋势,包括国内的发展趋势,差旅支付数据变成一个核心是一个合理的方式,我们也发现,国外现在很多差旅数据服务逐渐在往支付工具上转移,美国运通就是一个典型的例子,包括像万事达,包括一些新的卡组织,他们都在建立一个比较大的TNE的数据服务,因此快钱BTA在这中间也有一个红色的区域,叫做快钱BTA数据服务。BTA掌握你所有差旅的支付数据,但是我同时提供一套数据归集服务,你的差旅是到处发生的,这些数据最后要通过一个统一的归集,所以我们BTA的数据服务,有一个统一归集的API衔接。UATP可以提供给我每一张机票的起飞地、降落地、舱位等级、起飞日期,同时我们觉得这个数据还不够,同时我们要差旅公司,可以归集他的数据,同时可以直接归集供应商的数据。比如你到酒店,你入住房间的等级,什么样的等级,是双人床、高级房还是商务房。我们这边有一个类似数据云的东西,可以为每一个企业设计专门的数据存储,和定制化的数据分析结构。在这些数据全部被归集好之后,我们通过两种方式提供给企业客户。一个是企业数据分析报表,这个是我直接给你报表,我们现在能够提供几十种的差旅数据分析报表。同时还有另外一种模式,对一些大型企业,可以直接跟他的ERP整合。所以BTA在差旅数据服务方面,是起到了这么一个作用,它是一个重要的以差旅支付数据为中心,建立了一个跨行业的差旅支付数据的归集的服务,然后变成加工成相应的数据服务,给到企业客户,从而使得企业客户可以在BTA上面做进一步的可持续性的优化和降低成本的过程,或者节省成本的过程。

  前面是我今天关于BTA,关于降低成本和差旅支付方面的内容。我再介绍一下快钱,快钱虽然可能有一定的知名度,但是还是要花一点时间介绍它。快钱的定位是综合的电子支付清结算专家,我们从来不卖东西,我们永远不会卖机票,我们永远不会去卖电视,卖电脑,我们只做支付和清算。我们的支付清算是为行业来解决方案的,今天来的是差旅行业,对差旅行业我们有一套解决方案,比如差旅支付。我们在国内有超过1000人的团队,覆盖50几个银行机构,同时我们有一些比较全面的包括线上线下的支付产品,我们在国内拥有9千万的注册用户,80万的商业合作伙伴,包括我的支付网络延伸的这些企业客户。我们为16个行业做不同的定制化支付解决方案。

  (如图)这是最新发的支付业务许可,快钱也很荣幸地获得了支付业务许可。有一点不同的是,快钱的支付业务许可的业务类型是现在所有支付公司里面范围最广的,我们从货币汇兑到互联网支付,到手机支付,到移动支付,到预付费卡受理,到银行卡收单。有最大的业务许可范围,我们可以充分地为某一个行业设计一个完整的解决方案。

  谢谢大家!

环球旅讯 商务旅行
0

© 以商业目的使用环球旅讯拥有版权的内容,请遵循环球旅讯 版权声明 获得授权。非商业目的使用,请遵循 CC BY-NC 4.0

×

打赏打赏打赏!!!

您还可能感兴趣的文章:

©2006-2017 环球旅讯版权所有| 粤ICP备 06070077|增值电信业务经营许可证:粤 B2-20110389|版权声明