会议及差旅管理者如何选酒店?

21世纪经济报道 2013-08-05 09:23:24

今年1-4月酒店市场总营收同比下滑16.43%,酒店会议场地开始提供大幅优惠或做会议包价来避免空置。

  “近期药企的合规越来越严格,很多药企已提出不能组织到旅游城市、不能使用奢华酒店或度假酒店开会等政策。”海航旅业旗下大新华国际会展公司副总经理马晓秋近日告诉本报记者。

  进入2013年以来,国内酒店业的境况可谓雪上加霜。除了作为会奖大户之一的药企正在变得谨慎之外,先前中央八项规定、六条禁令的出台,已经让公务消费占相当比例的国内酒店业发展数字极不好看。中国饭店协会六月发布的《中国饭店业发展报告》显示,2013年1-4月饭店市场经营情况与去年同期相比,总营收同比下滑16.43%,会议销售额的下降更为明显,平均下降高达27.83%,会议数量则平均下降17.3%,其中政府会议比上年同期大幅下降37.94%。

  “从前很少接待旅游团的酒店开始接旅游团来提升客房出租率,酒店会议场地也开始提供大幅优惠或做会议包价来避免空置。”某大型国企商旅部差旅经理海先生,向本报记者如此描述他观察到的数字之外的变化。

  会议公司的管理者以及公司内部的差旅经理,他们如何选择酒店,在当前的酒店市场态势中成为一个颇受关注的话题。上述报告显示,近九成的酒店企业将人员销售、与会议公司等第三方合作、公关列在营销方式的前三位。

  去哪儿开会

  所谓众口难调, 去哪儿开会,是会议组织者面临的第一大难题。事实上,国内方面,除北京、上海以及三亚、丽江等传统热门目的地,一些二三线商务城市以及长白山、西双版纳等,都正在成为新的目的地选择。

  这些新兴目的地有个共同的特点,即,在综合配套设施得到大幅改善的背景下,新的高星级酒店纷纷进驻。以长白山为例,去年夏天,假日、威斯汀、喜来登等酒店品牌几乎同时开始出现在长白山西坡、距长白山机场仅20分钟车程的度假小镇上,再加上去年年底开业的亚洲最大滑雪场,长白山作为目的地的功能如今已从简单的夏季观光拓展到舒适的冬季滑雪度假、夏季森林避暑,从而开始进入会议组织者的视野。在这个度假小镇上,洲际集团还在长白山假日度假酒店旁,首次将套房假日酒店品牌引入中国,1-3居室并带有独立厨房的户型,为携家人出行的住客提供了别样的选择。

  “会务组织者在积极挖掘新兴的目的地以营造新亮点吸引与会者,我们在沈阳、大连、银川、天津和西安等二三线城市的酒店已经收到了非常多的垂询。”洲际酒店集团如此回应本报记者提出的相关问题。

  但是,差旅经理海先生谈到员工的度假目的地选择,在跟本报记者提到长白山之后也特别强调, “不过近段时间不少员工倾向于出境游,毕竟东南亚游的费用与国内游相差不大”。

  而奖励旅游的境外目的地选择,“取决于企业组织此类活动的年数,奖励旅游通常是逐年阶梯递增的,如第一年港澳,然后东南亚、澳洲、欧洲、美国等,这对销售能产生足够的刺激,有效鼓舞士气。”大新华会展副总经理马晓秋向本报记者表示,该公司隶属海航,为企业等集团客户提供一站式会展服务。

  选什么酒店

  在国际酒店品牌布局抢滩已基本完成、本土酒店品牌也已渐成气候的今天,酒店品牌与类型的选择,丝毫不比选择目的地轻松。

  “在差旅酒店的标准范围内,我们选择的酒店品牌国际国内的都有,高端品牌如洲际、万豪、希尔顿等,中端品牌如假日、智选假日等,以及一些经济型酒店品牌。这类酒店的地理位置及品质是可以保证的。”差旅经理海先生特别强调地段问题,“既然是差旅酒店,一定是商务酒店,地段好、交通方便的。”

  此外,海先生还提到酒店的积分计划,选择大型连锁酒店品牌还有一个好处是,他们各种档次的酒店都有,员工出差住酒店换得的积分,可在自己度假时在较低端的酒店使用。海先生所在的该大型国企的差旅管理系统2009年底启动、2011年上线,去年一年产生了大约3万个间夜的客房预订。“成本节约数字不好统计,但业内差旅公司平均为企业节约了3%-12%的成本。”

  酒店积分计划对买卖双方的吸引力都很大。洲际旗下十多个酒店品牌都是其客户忠诚计划“优悦会”的成员。为优悦会会员在全球4600多家酒店提供免费上网服务,成为洲际新近推出的揽客新武器。除此之外,在其今年正在推出的会议包价服务中,优悦会双倍积分奖励等一系列举措也扮演了相当重要的角色。

  对于会议酒店的选择,马晓秋表示,没什么特别的品牌偏好,硬件条件合适的情况下,香格里拉、希尔顿、喜来登、假日等在国内有品牌知名度的国际连锁酒店的可能性较高,一般会选择4-5星级的酒店,不会选太奢华的,也不会选旅游度假酒店。她还特别向本报记者提到奖励旅游的颁奖晚宴举办地选择,“奖励旅游团尤其是出境团很少用到酒店内的会场做gala dinner或颁奖,通常都会选特色场地。比如我们去年在三亚为某车企承办的客户款待活动,来自12个国家的500多人与会,我们在三亚新落成的半岛洲际酒店的海上餐厅包下了一个独特区域,请各国的销售英雄与企业高管在涛声环绕的大海怀抱里度过了一个与众不同的夜晚。”

  而据本报记者了解,位于北京奥运村的北辰洲际酒店更是曾将鸡尾酒会或晚宴办到了长城以及奥林匹克多功能演播塔“玲珑塔”内。

  什么因素左右最终选择

  细节决定成败。在通过目的地以及品牌优势将会议组织者及差旅管理者吸引过来之后,酒店服务的一些细节可能成为左右最终决定的因素。

  “我们选择酒店的主要标准是,交通方便、会场条件符合要求、统一标准的双床间数量足够。另外,客房内是否有免费上网条件越来越重要。”除了这些硬件要求,马晓秋在服务方面特别看重销售价格的灵活度以及销售人员在各部门间的协调能力、应对客人提出的各种变化和临时要求的快速反应能力,此外,“对于境外酒店还要看酒店接待中国团组的经验和针对中国客人需求的一些设施和服务”。

  “对于差旅酒店,我个人觉得使我放弃一家酒店的因素可能是嘈杂的环境、品质较低的早餐以及入住或退房的效率。”某大型国企商旅部差旅经理海先生说。 

  六月发布的《中国饭店业发展报告》则显示,会议客人选择酒店的考虑因素重要性排序前三位依次为会议服务的专业性、质量以及全面性,而优惠活动、餐饮、客房等设施反而排在末三位。此外,会议场地、地理位置分列第四、五位。“现在很多企业客户更愿选择四星商务酒店组织会议和活动,但无奈很多四星商务酒店没有足够的会场。如果有合适的会场,相信四星商务酒店将是承接企业会奖活动的主流酒店。”大新华会展副总经理马晓秋最后向本报记者表示。

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