一文读懂:在线采购解决方案能为酒店业带来什么?

王瑶 环球旅讯 王瑶 2022-11-23 10:25:38 English

采购不是简单的购买行为。

酒店业是一个规模庞大的行业,能够衍生出许多分支。提起酒店业,我们讨论的不仅是客房,还包括餐饮、娱乐、旅游及会展行业。这些行业共同构成了庞大的酒店产业,每年能撬动数千亿美元的经济运转。

酒店经济涉及的金额之高、地域之广、业务之多、人员之众,意味着其采购流程也尤为复杂。

很多酒店公司的业务覆盖多个地区,支出数额高,采购系统繁杂,由此产生的文件也不计其数。电子化采购解决方案供应商BirchStreet对酒店业的采购和在线流程进行了详细分析。

01

采购≠简单购买

首先,我们来了解一下什么是“采购”。它只是“购买”这个词的更高级表达方式吗?

这两个词的含义并不完全对等。在企业语境下,采购专指从供应市场获取产品或服务作为企业资源来保障生产和经营活动开展的环节,而购买则是批发物品的用语。采购涉及确认需求、共享信息、获取资源、投标、标售及产品订单等全流程。

采购需要主动确认并满足需求,而购买只是响应式地满足内部需求。此外,采购注重与供应商建立长期合作关系,而购买基本上只是单次交易。

采购人员需要与供应商签订合同,一方负责持续提供产品和服务,另一方则要保证付款。例如,酒店无论是采购肥皂、洗发水、厕纸和毛巾,还是洗衣机、吸尘器、清洁剂和薄荷糖,都需要签订合同。

酒店不会每次在需要这些物品的时候把整个购买流程走一遍,但是会根据合同来办事。

02

B2B与B2C

采购包括B2B和B2C两种交易模式。预订机票和客房就属于B2C交易。

作为消费者,大家会根据自己的搜索信息,或是广告、KOL种草及亲友推荐购买所需物品,关注点是产品和服务的品质,而非与生产商的关系。

而在B2B交易中,买卖双方的关系是核心,因为其中涉及的金额更高,交付周期更长,流程也更复杂。

此外,B2C交易通常是消费者冲动购物的结果或一时兴起的需求,而B2B交易则是仔细权衡后的结果,更像是长期目标和商业战略。

03

采购步骤

采购是企业获得货品和服务的整个过程,包含多个步骤,具体如下:

1. 识别需求。这是采购的第一步。采购人员需要思考:酒店维持正常运营需要哪些物品?如果已经明确了需求,如灯具、椅子、床上用品、浴帘、冰箱等,那么数量是多少?多久交货?能拿到的最优惠的价格是多少?

2. 需求申请及审核。相关人员需要提出书面申请,请求相关部门审批费用。申请单需要注明所需物品的名称、数量、价格、需求部门和其他关键信息。经理和部门负责人会审核需求,确保在预算之内。申请通过之后,它就成为了采购单(PO)。

3. 招标。采购人员拿到PO后,就要制定采购计划,进行招标,寻找潜在供应商,最终拿到最优惠的价格,并确保产品质量。

4. 评估及协商合同条款。采购部门选定供应商后,招标环节就结束了,双方就签订具有法律效力的合同。

5. 订单管理及PO核对。供应商按照规定的时间交付产品和服务,买家根据PO进行核对,开收据和发票,并将发票提请审批。

6. 保存记录。如果发票没有问题,公司就保留交易存根,以备日后参考或机构审查。

04

什么是电子化采购?

电子化采购,顾名思义,就是在线完成申请、下单、购买的流程。

与电商不同的是,电子化采购也属于B2B交易,能够更高效地评估并选择供应商,管理合同及开具发票,在网上即可操作。

电子化采购的目标与线下采购一样,也是为了获得价格最优惠、交期最短的产品和服务。但它能够节省大量的时间和人力。

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电子化采购解决方案

BirchStreet表示,企业可以通过电子化采购软件来实现流程的自动化,降低成本,提升效率。

电子化采购软件能够简化各个环节的步骤,同时对接所有供应商,快速匹配需求。

需求申请和审核都是在线完成,能够节省纸张和递交时间。审批通过的PO能更快地由合适的供应商接单。所有环节都在线上完成,便于追踪、比较和记录。找到合适的供应商,获得最优惠的价格,成为一件容易的事。

合同的协商与启动也在线上处理,双方盖章也更容易,存放在云系统还能提高安全性。

后续的订单管理、PO验收、开具发票等流程均能在线完成。

06

电子化采购的优势

除了上述各个环节的简化,电子化采购的优势还体现在以下这些方面。

1. 提高信息透明度

在当今时代,酒店不采用自动化系统,很可能就会落后于同行。BirchStreet的数据显示,81%的旅客也希望入住的酒店提供数字化服务。

在很多酒店,为顾客提供毛巾等用品的流程都已经实现自动化,那么采购系统也应该跟上需求。

通过电子化采购系统,信息由一方传给另外一方,双方获取的信息更透明,也更同步,酒店也能够识别采购需求,降低支出,提升购买力。

2. 提高公司收入

手动流程通常会带来一些容易被忽视的支出,提高成本,而且耗时长。而电子化采购软件能够消除这些容易被忽视的问题,为公司节省成本,而省下来的这部分支出则可以用于营销,从而推动业务增长。

3. 节省时间和精力

员工在工作中发挥创意并能学到新知识的时候,才会有价值感和成就感。数据录入和分析不能给他们带来成就感。电子采购能为员工节省时间,减少枯燥的工作。

4. 缩短采购周期

手动操作比较耗时,而自动化处理软件能够缩短采购周期,提升效率和收益。

5. 优化库存管理

酒店需要实时了解库存情况,自动化系统能够实时记录出库和入库情况,帮助酒店更好地进行决策。

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查无此人

在一个成熟的社会中,酒店和餐饮大多是靠时间长度生存的微利行业(连锁酒店集团本身的商业模式另说)。

国内的情况有些特别,一二线城市的市场相对成熟,高端酒店没有进入门槛,选址和运营的矛盾突出,一直徘徊在盈亏线上,加上这三年疫情的冲击,本身已经稀薄的利润,未来从哪里来?

从产品与服务中来,这是没错的。

好的产品与服务已经是可以带来稳定的营收,以往甚至单独依靠这点就可以有不错的发展,因为市场好,GDP连年增长,无论商务出行还是度假旅游都紧随其后。

但疫情后情况不一样了,市场与收入的复苏注定缓慢,而同时,各项成本支出则由于原材料和人工成本的提高而增长。

成本管控,就比以往显得愈发重要了。

所以无论酒店投资人、酒店采购经理、连锁集团以及供应商们,就需要从原来习以为常的决策与运营中找到精细化的突破口,提高从寻源到清货库存的全过程的效率,降低无谓的支出损耗。

未来利润的一部分,就来自这里。

2022-11-23
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