企业差旅系统建设与重构：选择、适配与优化

随着中国商旅管理市场趋向成熟，企业差旅规模不断提升，商旅需求越来越个性化。一套完善的差旅管理系统，不仅能免去员工垫付、报销的繁琐，简化财务审批流程；还能通过预算控制，实现全流程管控，有效降低企业成本。

面对市场上百花齐放的产品，如何选择适配自家企业的差旅系统，成为许多企业的一大难题。

很多企业直奔选品，于是在过程中迷失，得不到好的结果。其实，差旅系统产品怎么选，这个结论是需要倒推过程的。

企业差旅系统建设或重构过程中，需明确管理目标、理清需求，有步骤地选品。

针对以上问题，3月14日，在2024 环球旅讯数智论坛·广州站上，大型互联网企业集团差旅负责人象姐、联友出行商旅中心总监陈威就“差旅系统如何选择与建设”这一主题开展对话。

以下是本次对话环节的问答记录（经编辑整理）：

象姐：目前你们企业的差旅系统基本情况如何？员工在线预订率多少？

陈威：我们的企业自建系统是从2018年开始，到目前为止，整个项目已经运行了6-7年。我们对员工线上预订率的要求是达到95%，而实际员工使用线上预订大约在97%左右。

象姐：企业的国内外业务占比是怎样的？哪些环节依然需要投入较多的人工干预？

陈威：我们公司业务主要集中在国内，国际业务占比不到整体业务的10%。虽然我们有一部分进出口业务，但主要是通过线下渠道进行。系统在服务侧也就是在员工的预订方面是承担了大部分的工作，但目前系统改造的一个方向，是财务的对账和结算。

象姐：你们的差旅系统结构是一体化的吗？每年投入的技术成本大概多少？

陈威：我们的差旅平台全部都是自建的，包括人力资源、财务等都没有使用第三方。就商旅服务系统来说，目前使用的时间大概在四年左右，我们会对接各个单位的OA系统，去年研发和运维的成本合计大概200多万。

象姐：对于企业而言，每年投入这么高的技术成本值得吗？

陈威：一方面，从公司的角度看，能降本增效节省的成本更多；另一方面，从国企的角度看，首先是要合规，然后才是成本效益。所以整体来看，这个成本不算高。

象姐：企业对差旅系统的定位，是查询预订系统，还是管理系统？是先有部分模块，再加入差旅供应链和预订系统吗？

陈威：系统首先得满足员工的基本预订需求，其次再满足合规部门对员工差旅行为的数据分析需求，第三个是监测功能。系统最初建立时，包含一个基本的底层模块，通过API与各供应链进行对接。

象姐：企业差旅系统、TMC订票系统、费控系统延伸的差旅系统，有什么区别？

陈威：首先，他们核心的预订功能都是有的。以财务部门为主导的差旅管理，更倾向于费控。我们接触下来，很多财务部门首先会关心费用控制，接下来才会关注预订环节的便利性。

象姐：目前多模块间数据交互出现过什么突出的问题吗？

陈威：最突出的问题是数据一致性，我们的预订数据与财务监控数据，有时会出现不一致。这个问题在系统的逻辑和设计之时就存在，在部分场景里会出现，比如汇率问题，员工在境外订酒店，他回来申报的时候出现了汇率差，我们也正在解决这个问题。

象姐：许多企业最初倾向于采用市场上成熟的产品，如OTA或TMC的产品。随着使用经验的积累，对管理目标和要求的日渐清晰，认识到标准化产品无法满足日益提升的企业管理要求。这种认知的变化，促使企业有了自建系统的念头和设想。

近年来，我对市场上30多个差旅系统产品进行过调研，发现市场上没有一个系统能完全满足自身企业的要求。但是自建系统需要企业有较高的技术专业能力与成本持续投入能力，那么您认为现有的市场标准化产品作为入门级产品，企业是否有必要通过二次开发来满足管理要求？

陈威：我认为使用一个通用型的产品，并进行二次改造以适应企业的实际情况是非常必要的。因为每个企业的管理方式都不同，它们都有自己独特的财务体系、管理体系和运作方式。因此，通用型的产品进入后，需要进行调整以更好地适应企业的管理需求。

象姐：企业可能会面临流程、管理方式以及业务上的变化，这些都考验着系统的应变能力。例如，对供应商的选择，会随企业需求及市场变化进行调整。未来3-5年里，如行业变化快，您打算通过什么方式来提升系统的灵活性和适应能力？

陈威：为了提升系统的灵活性和适应能力，首先需要拥有一个灵活的研发团队，包括人数和机制上的灵活性。其次，随着内部推广力度的增大，系统参与服务的单位也会越来越多，因此面临的需求也会增加。这就需要一个强大的研发团队来应对各个单位提出的需求，只有这样，系统才能上线并提供服务。

象姐：对于一般企业团队来说，如果缺乏技术能力和足够的成本投入，通常会选择依赖第三方技术来处理系统问题。在选择系统时，不仅要考虑产品的品质，还要考虑适合的模式。自建系统对技术改造的需求通常比较大，哪些模块是需要考虑进行技术改造？

陈威：我们单位主要集中在后端业务流程的尾端，例如申请审批等环节。审批流相对固定，结算模块在过去两年里我们改造得比较多。不同单位对结算所需字段和维度的需求不同，因此结算模块的改造工作量巨大。我们需要处理四个单位的结算数据推送和匹配，这给我们带来了很大的挑战。

象姐：理解，但在差旅管理流程方面，各个子公司可能存在差异，很难实现全集团统一规则的情况。您当时选择自建系统是基于怎样的考虑和评估？

陈威：在2018年我们决定自建系统时，主要考虑到系统需要持续更新和迭代。作为国企，我们意识到需要持续投入资金并确保资金的资产化，以避免合规问题。在此之前，我们使用的是第三方系统，但随着需求的增长，不断投入第三方系统可能会带来较大的成本和问题。

象姐：对于企业来说，在建设系统之前，首先需要明确系统的定位和功能。需要先考虑清楚，需要的是订票查询系统，还是需要满足管理要求，量体裁衣的设计各环节的业务流和审批流的管理系统，这个决定将直接影响系统的建设方向。

其次，考虑到对外部系统的改造，特别是在数据存储方面，可能会面临数据流转和安全性等问题。系统的部署环境也应该考虑到企业的复杂性，如果企业选择了自建OA系统，但财务部门使用了第三方财务软件，可能需要额外的接口进行数据对接。此外，核心数据的安全性和存储位置，也是需要事先考虑的重要因素。

在选择自建系统时，需要评估企业的成本投入能力。这并不仅仅是一次性的投入，而是需要在后续持续投入，企业需要评估自己的财务和人力资源状况，以及现有系统的架构和环境。

在了解内部情况的基础上，还需要研究市场上可用的产品。不同的产品侧重于不同的功能，而企业则需要根据自身需求进行选择。此外，还需要考虑系统商的收益点。有些系统商主要是系统产品的技术类收益，而另一些可能更注重技术的创新和产品的收益。

所以，企业在选择和建设系统时需要知己-明确目标、定位和需求，量力而行；知彼-对标自身情况，在市场上选择适配的产品，量体裁衣。

陈威：员工使用系统时的体验同样也很重要。我们致力于确保系统的便捷性，无论是在我们的APP还是系统设计中。我们的设计理念是简单易用，员工只需输入少量信息，即可完成任务。与此同时，系统能够智能地带出最适合的价格，并提供员工所需的信息和标准，无需他们输入大量内容。

象姐：在系统建设过程中，体验的逐步优化是必不可少的，目的是提高应用效率。在整个框架搭建完成后，我们还需不断进行这方面的改进。系统建设的筹备期和前期建设过程中，是重心所在，包括系统业务逻辑梳理、流程与产品功能的设计。这些工作对最终的建设结果至关重要。对于上述企业提问较集中的环节和内容，在未来的分享中，将详细与企业和行业同仁深度探讨。感谢陈总的分享！